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Somos AQHA

Obtenga un recorrido tras bastidores en el Departamento de Registro de la AsociaciĆ³n.

June 16, 2014

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De vez en cuando, los VIPS visitan las oficinas de AQHA en Amarillo –nuevos miembros del Comité Ejecutivo de AQHA, criadores de 50 años que han venido a banquetes de premiación o artistas que están participando en el America’s Horse in Art Show & Sale.  Se les otorga un pase para entrar tras los escenarios y ver cómo trabaja realmente la Asociación  -cómo se registran los Caballos Cuarto de Milla, quién contesta las llamadas y correos electrónicos y cómo la Fundación del Caballo Cuarto de Milla plantea y distribuye el dinero para grandes causas.

Ahora, aquí está otro dato a tomar en cuenta: todos los miembros de AQHA son considerados VIP.

Entendemos que no todos los miembros pueden venir a Amarillo para visitar nuestras oficinas en persona, así que este mes les queremos ofrecer un recorrido tras bastidores de algunos de los departamentos de nuestra Asociación. Primero: el departamento de registro, responsable de asegurar la integridad del registro y la emisión de los registros tan esperados para las nuevas crías o nuevas compras.

Como VIPs pasean por la alfombra roja imaginaria y conocen a los supervisores en cada uno de los sectores de registro.  Primero es el departamento de servicio al cliente. Aunque AQHA cuenta con un departamento de servicio al cliente con un personal completo y experto, algunas llamadas –especialmente aquellas que tienen que ver con problemas de ADN o exclusiones de paternidad– requieren asistencia especial y acceso a las solicitudes de registro. Esas llamadas son dirigidas aquí.

Algunas de las situaciones pueden volverse un poco confusas y pueden tomar tiempo y esfuerzo para resolverse. Por ejemplo, en el 2 al 3 por ciento de los caballos a los cuales se les realiza el examen de parentesco, el ADN excluirá uno de los dos padres que fueron mencionados en la solicitud de registro.

Muchas veces, más de un semental se encuentra presente en el establo de crianza –y tal vez el semental equivocado se metió con la yegua. Tal vez dos yeguas parieron al mismo tiempo y hubo una confusión accidental. O si se trataba de un establo grande, con una gran cantidad de crías, hay la posibilidad de que se haya examinado a la cría equivocada.

“Tratamos de ayudar al propietario a determinar qué fue lo que pudiera haber sucedido”, explicó Tammy Canida, directora de operaciones de registro de AQHA. “Tratamos de ayudarles a resolver el problema”.

A continuación está el equipo de entrada de datos, donde los empleados trabajan en las solicitudes de registro, reportes de transferencia, reportes de monta y otros trámites de trabajo.

Aquí tiene un útil consejo: Si usted quiere que la solicitud de registro de su cría se procese rápidamente, envíe los trámites durante el verano, cuando la carga de trabajo del departamento generalmente es menor  y el tiempo de espera es mucho más corto. Durante la temporada alta –de septiembre a febrero– el tiempo de espera aproximado es de cuatro semanas para un cambio de tendencia.

Recuerden que tienen hasta los siete meses de nacimiento de la cría para obtener las tarifas bajas de registro. Después de esa edad, las tarifas suben, así que ¡no esperen demasiado tiempo!

Otro consejo para un viaje sin problemas: Asegúrese de verificar su solicitud de registro. Es algo muy común ver solicitudes que han tenido que ser excluidas porque la información sobre el color de la cría, el sexo, la fecha de nacimiento o las evaluaciones no ha sido incluida en la solicitud. Esto significa que un empleado del departamento de registro tiene que enviar cartas solicitando la información faltante.

Aunque AQHA siempre ha hecho lo posible por asegurar que las solicitudes de registro sean fáciles de leer, la Directora Principal de Registro de AQHA, La Donna Wilkinson, comentó que todas las formas de registro están siendo reevaluadas para ver si hay manera de hacerlas más fáciles de usar y eliminar así los errores más comunes.

Continuando con el recorrido, los VIP ahora son presentados al equipo especial de operaciones de AQHA –los empleados que administran las situaciones especiales o los que trabajan en situaciones que requieren de atención con toque personal.

Algunos ejemplos podrían incluir cartas que son devueltas por el Correo Postal de EE.UU.; un empleado tratará de investigar un mejor domicilio para el destinatario. Ocasionalmente hay crías que son registradas con un color que no es genéticamente posible, dado el color de los padres; un especialista en colores investigará la situación y verá qué es lo que tiene que ser corregido. 

Un objetivo común rige a través de todos los sectores en el departamento de registro: “Queremos que nuestros clientes queden satisfechos”, comentó La Donna.

Por supuesto, las reglas de AQHA son las reglas de AQHA y el departamento de registro tiene que trabajar dentro de esos límites, pero “Nuestra meta es hacer lo mejor que podamos, lo más pronto posible y tratar de ser útil”, comentó La Donna.
Una cosa importante que los miembros deben asimilar: El departamento de registro los entiende.

Cada vez que un miembro presenta trámites de registro, él o ella los consideran urgentes. Tal vez haya un evento o una carrera en fecha próxima, o tal vez estamos hablando de una cría VIP, cuyo certificado de registro será enmarcado y exhibido con orgullo. O tal vez esto es la vida entera de alguien y debe ser tratado con cuidado y respeto.

Si desean obtener más información sobre los reglamentos y procedimientos de Registro de AQHA, no duden en comunicarse con nosotros a nuestras oficinas al 806-373-2281 o también pueden imprimir nuestro Manual de Reglamentos y Regulaciones de AQHA 2014 al visitar www.aqha.com/handbook.

Y, en caso de que estén planeando visitar la ciudad de Amarillo, recuerden que todos los miembros de la AQHA tienen una invitación abierta para recorrer las oficinas principales de AQHA.